Publicado en www.diariodeburgos.es
Justicia adjudicó la custodia y administración de los documentos a una empresa por más de 421.000 euros. Aseguran que es una práctica habitual y que no conlleva retrasos
En los últimos meses fueron muchos los burgaleses que se acercaron al Registro Civil de Burgos para pedir una partida de nacimiento u otro certificado y recibieron la, en principio, sorprendente respuesta de que debían esperar unos días para recibir el documento, porque había que pedirlo a Zaragoza. Fuentes del Ministerio de Justicia han aclarado que esta situación se debe a que, desde el año 2009, el archivo del Registro Civil de Burgos lo custodia y gestiona la empresa Logisman Aragón S.L., ubicada en la capital aragonesa. Afirmaron que esta medida se tomó por la falta de espacio (a pesar de que el nuevo edificio de los juzgados se inauguró tres años antes de la adjudicación) y negaron que se tarde varios días en facilitar la documentación a los ciudadanos porque, según dijeron, hay un servicio de valija diaria mediante la cual se entregan todo lo solicitado la víspera.
El Boletín Oficial del Estado (BOE) publicó el 3 de noviembre de 2009 el anuncio de la Junta de Contratación por el que se adjudicaba definitivamente el contrato de un servicio de custodia, archivo, y gestión administrativa de los fondos documentales generados por los «órganos judiciales adscritos a diversas gerencias territoriales», que eran, concretamente, las de Murcia y Burgos. En esta última se incluían algunos documentos de Soria. Según este anuncio, el lote correspondiente a Burgos se adjudicó a una empresa de Cataluña (Adocat S.A.), por un importe de 421.898,89 euros. Pero fuentes de Justicia señalaron que el archivo del Registro Civil burgalés se encuentra en Zaragoza porque la empresa catalana «incumplió el contrato» y se adjudicó finalmente a la que en aquel momento quedó en segundo lugar, Logisman.
Según esta misma fuente, la firma de Zaragoza dispone de todo tipo de documentos generados en el Registro Civil: desde actas de nacimiento e inscripciones de defunción hasta expedientes de adopción, nacionalidad, legajos de aborto, cambios de nombre... En este caso, señalaron que la documentación se envió junto a la del Juzgado de primera instancia número 5 de Burgos, porque es del que depende, y señalaron que en la empresa se depositó toda la documentación generada hasta el año 2003. De ahí en adelante, es decir, lo correspondiente a los últimos ocho años, está almacenado en Burgos.
El criterio que suele seguir Justicia «lo dicta la técnico de archivo adscrita al Tribunal Superior de Justicia de Castilla y León» quien, según indicaron, recomienda que tanto en el archivo de cada juzgado como en el del Registro Civil solo permanezcan los papeles generados en los últimos cinco años. De esta manera, cada año se van remitiendo los documentos más antiguos. Hay que decir que ni el BOE ni los pliegos de la licitación o el Ministerio de Justicia especifican en cuántos juzgados de la provincia se aplican estos criterios, por lo que puede darse el caso de que haya alguno que sí tenga archivada toda o mucha de su documentación.
El ministerio subrayó que hay un servicio de valija diaria, por lo que todos los expedientes o documentos requeridos deberían recibirse en 24 horas, a no ser que la petición se hiciera en víspera de fin de semana, que se recibiría el lunes. En este sentido, afirmaron que «en caso de urgencia» existe la posibilidad de escanear la documentación y enviarla al órgano correspondiente en un plazo de «entre dos y cuatro horas».
Condiciones
Aparte de la falta de espacio, el Ministerio afirma que este tipo de licitaciones también se hacen por seguridad, ya que la documentación se entrega a una empresa especializada en la gestión y custodia de archivos, con unas normas de funcionamiento muy concretas que pueden consultarse en los pliegos, disponibles en Internet, en la página web del ministerio
Así, en la adjudicación de 2009 se establecía que la empresa debería custodiar y conservar durante un plazo, prorrogable, de dos años, 25.053 contenedores de documentos. Antes de la adjudicación y siempre según los pliegos, cada juzgado estuvo y está obligado a elaborar una relación de los expedientes que se enviarán al archivo externo y los meterá en unos archivadores específicos proporcionados por la empresa especializada. La firma tiene que pegar una etiqueta secuencial con un código de barras en cada archivador y hacer un inventario de los números de etiquetas de los archivadores correspondientes a cada juzgado. A continuación, la empresa tiene la obligación de introducir toda esta información en una base de datos, lo cual permite tener todo localizado.
Una vez hecho esto y con el objetivo de garantizar la confidencialidad de los archivos, que aun perteneciendo a una administración pública son privados, la empresa responsable de la custodia tiene que codificar los fondos con una serie de claves consensuadas por la Gerencia Territorial en cuestión.
Por último, en los pliegos se establece que la empresa tiene que entregar «listados de control estandarizados» para que las gerencias territoriales puedan hacer un seguimiento periódico de los movimientos de documentos.
Se supone que esta situación cambiará cuando se digitalicen todos los documentos.
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Foto: Alberto Rodrigo
