Publicado en www.elfarodigital.es
Isabel María Collado Castaño es desde octubre de 2004 la secretaria de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de Extremadura, que tiene su sede en el Palacio de la antigua Real Audiencia de Extremadura, en Cáceres. Ella ha desempeñado un papel muy importante en la implantación de la Nueva Oficina Judicial (NOJ) en la ciudad de Cáceres, donde se puso en marcha el pasado día 9 de febrero de 2011. Ahora afronta la implantación en Mérida. Collado es una persona cercana, alegre, responsable y comprometida con la modernización de la Justicia. De trato muy amable, atendió a este medio a través de Internet y quiso dirigir unas palabras previas a la entrevista que se reproducen a continuación: “Antes de iniciar la entrevista me gustaría agradecer muy sinceramente a ‘El Faro’ la oportunidad que me ha brindado de poder compartir este espacio y nuestra experiencia en la puesta en funcionamiento de la oficina judicial de Cáceres, con los profesionales y ciudadanos de Ceuta, ciudad encantadora donde he vivido momentos muy agradables”.
–¿Cómo describiría el proceso de implantación de la oficina judicial en Cáceres?
–La implantación de la oficina judicial supone una nueva forma de organizar el trabajo de todas las personas que trabajan en la administración de justicia, un nuevo modelo organizativo que rompe con la configuración clásica del antiguo juzgado e impulsa un nuevo modelo de organización y de gestión basado en las nuevas tecnologías de la información y la comunicación para conseguir que las oficinas judiciales funcionen con agilidad, transparencia, eficacia y eficiencia. La implantación de la oficina es el resultado de un proceso largo y porque no decirlo, de una gran complejidad, que ha exigido una depurada planificación, así como la actuación coordinada en distintos ámbitos: jurídico, organizativo, logístico y tecnológico, si bien va acompañado de una serie de proyectos muy elaborados por parte del Ministerio de Justicia y cuenta con un buen numero de profesionales, que hacen mucho más fácil la definitiva implantación con el único objetivo de que la transición de la antigua estructura organizativa de la sede judicial pase a la nueva organización de la forma más adecuada y menos traumática en definitiva.
–¿Qué ha sido lo mejor de todo este proceso?
–Lo mejor de este proceso, sin duda, ha sido haber conseguido un nivel de implicación y de motivación excepcional de todos los secretarios judiciales y todos los funcionarios. Sin su valentía y sin su esfuerzo es obvio que no lo hubiéramos conseguido. Siempre digo que este es un proyecto de personas. Los secretarios judiciales y los funcionarios de Cáceres han sido conscientes del momento histórico que vivían en su profesión y han desmostado una gran responsabilidad.
–¿Tienen ya algunos resultados que apunten las bondades de la modernización en su territorio?
–El 9 de Mayo se cumplió el tercer mes desde la implantación de la NOJ. Es evidente que el escaso tiempo trascurrido y el importantísimo cambio organizativo que ha supuesto impiden realizar en este momento una valoración y seria de los resultados. Son muchos los funcionarios que se están adaptando a los nuevos puestos de trabajo. No obstante, los informes elaborados en estos tres meses contienen algunos indicadores, algunos datos objetivos relativos al funcionamiento, que nos hacen pensar, que sin perjuicio de tener que realizar distintos ajustes, la evolución de la sede en estos primeros meses de funcionamiento es muy positiva, por supuesto como decía hace un momento, gracias al tremendo esfuerzo que están realizando todos los intervinientes.
–¿Qué ha sido lo más complicado o lo que más ha costado de este proceso?
–Quizás uno de los momentos más críticos puede situarse en los días anteriores a la implantación y por ello y sin duda lo más difícil, fue arrancar con un proyecto de esta dimensiones, existiendo voces y declaraciones tan críticas de distintitas instituciones, que solicitaban la paralización o la suspensión en el territorio, lo que en algunos momentos hizo dudar a muchas personas de si realmente se pondría en marcha, y efectivamente ésto ocurrió hasta pocos días antes causando bastante inseguridad, sobre todo en los funcionarios que desarrollaban un trabajo ejemplar en esos días. Un trabajo de gran importancia para la futura entrada en funcionamiento de la sede. Tuvimos que estar muy pendientes de estas reacciones para que no afectara de forma negativa a ese trabajo que se desarrollaba esos días.
–Desde Ceuta toman a Cáceres como modelo a seguir en el proceso de acoplamiento. ¿Qué similitudes ve usted entre ambos territorios?
–Ambas ciudades son de tamaño medio, con un numero de órganos muy similar, donde persisten las jurisdicciones mixtas, lo que, por supuesto, condiciona mucho el diseño del proyecto. El número de funcionarios también es muy similar. Por otro lado, ambas ciudades van a tener una experiencia integral, pues la implantación abarca a todas las jurisdicciones y tanto a órganos unipersonales como colegiados, cosa que no ocurre en las otras tres ciudades. No olvidemos que en Murcia la experiencia es muy parcial por cuanto solo han entrado los juzgados de lo Social, de lo Contencioso y de lo Penal. En Burgos tienen divididas las jurisdicciones y además en ninguna de ellas ha entrado la Audiencia Provincial, cosa que si ocurre en Cáceres y Ceuta. Realmente en muchas cosas son bastante parecidas.
–¿Cree que el trabajo realizado en Cáceres debe servir como ejemplo?
–El trabajo realizado en todas las sedes, puestas en funcionamiento, debe servir de ejemplo a la siguientes sedes para que podemos ya decir sin temor a equivocarnos que han sido buenas prácticas y de la misma forma desterrar aquello en lo que indudablemente podemos habernos equivocado. Las lecciones aprendidas y la identificación de las mejores prácticas, serán de una gran utilidad en la puesta en funcionamiento de las siguientes sedes que entren.
–Los sindicatos han sido especialmente duros con la implantación de la NOJ y han denunciado muchas disfunciones. Desde el Ministerio siempre se han tildado de problemas normales en un proceso de este tipo. ¿Cómo lo ve usted?
–La implantación de la NOJ ha supuesto un cambio sin precedentes en la Administración de Justicia. El sistema tradicional de organización en el que cada juzgado o tribunal conoce de un mismo asunto desde su admisión hasta la ejecución de la sentencia desaparece con la NOJ. Ha supuesto por tanto una autentica revolución, en cuanto a las formas de trabajo, pero además la necesidad de que muchos de los funcionarios se hayan tenido que adaptar a los nuevos puestos. Por otro lado, fue necesario trasladar un volumen muy importante de expedientes judiciales que supuso que en los días inmediatamente anteriores a la implantación estuviera ralentizado el normal funcionamiento de los órganos judiciales. Al realizar este ingente traslado y todo el conjunto de actuaciones necesarias para la implantación de la NOJ era inevitable que se afectase al rendimiento normal de la sede judicial. De todas formas, la mayoría de las disfunciones alegadas por los sindicatos en un primer momento, básicamente hacían referencia a peticiones genéricas de más medios materiales y más recursos humanos.
–A comienzos de mes se demandaba más personal y más medios para el correcto funcionamiento de la NOJ en Cáceres. Tal y como están actualmente las cosas, ¿funciona bien la NOJ o realmente hace falta más personal y más medios?
–Cualquier organización que soporta un cambio como el que supone la NOJ necesita un tiempo razonable para adaptarse a aspectos tan esenciales como el cambio en los nuevos métodos de trabajo, los nuevos roles que asume el personal y la adaptación a las aplicaciones informáticas. Sigo pensando que es necesario esperar un tiempo razonable para hacer una valoración seria del funcionamiento y las necesidades definitivas que plantea el nuevo modelo. Si bien es obvio que el Servicio Común de Ordenación de Procedimiento asume la mayor carga de trabajo y quizás la de mayor complejidad en esta nueva forma de trabajo, probablemente sea necesario introducir algunos cambios en el diseño actual. Por tanto, es posible que haya que introducir alguna modificación que mejore el proceso.
–Hay que recordar que el proceso de modernización de la Justicia está siendo muy profundo y costoso. ¿Qué virtudes puede destacar de lo que está viviendo en Cáceres?
–Sin duda, una de las mayores virtudes del proceso de modernización de la justicia es la definitiva implantación de las nuevas tecnologías de la información y de la comunicación. Ésta sí que es la piedra angular y uno de los pilares fundamentales de la modernización de la justicia. Y en este sentido se han dado, y se siguen dado, pasos muy importantes en los últimos años, pero quizás no sean los suficientes en este campo entiendo que queda mucho recorrido por hacer.
–Que en Ceuta les pongan como ejemplo y digan que el proceso aquí debe resultar similar al de allí supongo que es un halago. ¿Qué consejos podría ofrecer a Ceuta de cara a la implantación de la NOJ?
–Por supuesto que es un halago, inmerecido por otro lado. No me gusta dar consejos, pues además de que cada sede es diferente y por tanto hay que valorarla de forma diferente, quizás el único consejo que hoy me atrevo a dar sin temor a equivocarme es el de que deben afrontar el cambio con la máxima ilusión y con la máxima colaboración, coordinación y responsabilidad entre todos los intervienes.
–¿Se parece la NOJ al funcionamiento ideal que usted tiene de la Justicia? (En cualquier caso explique cómo sería su funcionamiento ideal de la Justicia).
–La reforma de la oficina judicial es una de las medidas más demandadas por todos los profesionales de la justicia desde hace más de una década. Conseguir dotar a nuestro sistema de justicia de unos métodos de trabajo y de una organización ágil, transparente, responsable, cercana al ciudadano es uno de los pilares más importantes de este proceso de modernización que esta viviendo la Administración de Justicia en España, pero no es suficiente, considero que estamos ante lo que debería ser una reforma o mejor un plan integral que abarque otros proyectos, como la futura creación de los Tribunales de Instancia, íntimamente ligado a la NOJ, o la implantación del expediente digital. Hay que seguir trabajando también en otras formas de solución de los conflictos, como es en el ámbito de la mediación y el arbitraje, así como en el propio ámbito de los procesos donde se evidencia la necesidad de acometer reformas que reduzcan los tiempos y agilicen en definitiva los procedimientos, simplificando o incluso suprimiendo aquellos que no son necesarios en el ejercicio de la tutela judicial efectiva.
–Apenas han transcurrido tres meses desde la implantación de la NOJ en Cáceres y puede resultar precipitado sacar conclusiones, pero ¿podría avanzar su sensaciones sobre la implantación de la NOJ?
–Como decía al principio, estamos ante un proceso largo y muy complejo que necesita de más tiempo para sacar conclusiones y en definitiva para hacer una valoración seria de las necesidades que plantea la NOJ. Si, podemos decir ya sin temor a equivocarnos que la implantación en la sede de Cáceres del Servicio Común General y del Servicio Común de Ejecución ha sido todo un éxito rotundo, habiéndose mejorado en ambos servicios los tiempos de respuesta y habiéndose conseguido ya una homogenización en la actividad de todos los Juzgados y Tribunales. Probablemente el Servicio Común de Ordenación de Procedimiento exija algún cambio, sobre todo por la carga de trabajo que pesa sobre dicho servicio y ello a pesar de que como han reconocido distintas instituciones, ha iniciado bastante bien su actividad porque está dotado de unos magníficos profesionales que le están poniendo toda la fuerza, pero todo indica que va a ser necesario reforzarlo de personal, quizás de otras secciones que están más liberadas de trabajo en el modelo actual.
–Con respecto a las primera ciudades piloto, ¿qué cuestiones se han mejorado en Cáceres en el acoplamiento de la NOJ?
–Ciudad Real y Cáceres tomaron como ejemplo las ciudades de Burgos y Murcia, y a la vez son el ejemplo de León, Cuenca y Mérida, que son las próximas sedes de implantación. Todo lo que hemos aprendido en este tiempo hay que aplicarlo a las siguientes sedes, así como evitar los errores que hemos cometido, y que lógicamente no deberían volver a producirse. En definitiva, adelantar la formación de los funcionarios, realizar una buena migración de los expedientes y la planificación detallada de los días inmediatamente anteriores y posteriores a la implantación, considero que son decisivos para conseguir el más rápido despegue de la sede. También hay que añadir que el proceso de implantación está cada día más depurado y todos los profesionales que intervienen en él están mucho más especializados.
–Por último, ¿cómo espera que reaccione Ceuta cuando llegue la NOJ?
–Estoy absolutamente convencida que la ciudad autónoma de Ceuta asumirá el proceso con la misma valentía y fuerza que lo ha hecho Cáceres, y de la misma forma que lo hará próximamente, el día 22 de junio, en nuestra comunidad Autónoma la ciudad de Mérida. Seguro que Ceuta cuenta también con magníficos profesionales, y la Secretaria de Gobierno de Ceuta, me consta que es una magnifica profesional, y que sabrá liderar el proyecto, en el ámbito de su competencia, con la misma fuerza y responsabilidad que lo hemos hecho los cuatro secretarios de Gobierno que le hemos precedido.
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